"Thời gian là tiền bạc" - câu ngạn ngữ cổ này luôn đúng trong mọi trường hợp, đặc biệt là khi bạn đang ở trong một môi trường kinh doanh.
Quản lý thời gian được ghi nhận là một kỹ năng quan trọng đến mức có hẳn các chuyên gia tư vấn chuyên tích hợp các quy trình quản lý thời gian vào hoạt động của công ty đồng thời huấn luyện các kỹ năng này cho nhân viên.
Khi bạn đang điều hành một doanh nghiệp cảnh quan, bạn sẽ có rất nhiều deadline, và khách hàng có thể giải thích sự không hài lòng của họ theo nhiều cách khi bạn không tuân thủ các mốc thời gian này, bao gồm cả việc trừ đi số tiền họ định trả. Và ngay cả khi khách hàng không bị ảnh hưởng bởi những yếu kém trong việc quản lý thời gian của công ty bạn, thì điều đó vẫn có thể ảnh hưởng đến cả chủ sở hữu và các nhân viên của công ty.
Dưới đây là một số cách giúp bạn và đội ngũ của mình đạt hiệu quả tốt nhất trong công việc hàng ngày.
Đặt thứ tự ưu tiên cho mọi việc
Không gì có thể rút đi thời gian nhanh hơn việc chọn làm một việc gì đó ít quan trọng hơn hoặc có xu hướng giám sát tổng quát công việc một cách sơ sài.
Để có thể đưa ra một kế hoạch làm việc hợp lý trong ngày, bạn phải có khả năng nhìn vào bức tranh toàn cảnh và nắm rõ những gì sắp xảy ra. Nếu tất cả các công việc của bạn có vẻ quan trọng như nhau, hãy đánh giá xem công việc nào sẽ dẫn đến hậu quả tiêu cực nếu không được hoàn thành trong một khung thời gian nhất định.
Một yếu tố khác cần tính đến là giá trị của mỗi nhiệm vụ đối với công ty của bạn. Ví dụ như việc xử lý tất cả các bãi cỏ đã lên lịch vào ngày hôm đó nên được hoàn thành trước khi tiến hành bảo trì dự phòng đối với một thiết bị mà bạn không sử dụng trong vài ngày. Mặc dù không nên bỏ qua các công việc nội bộ, nhưng nhu cầu của khách hàng luôn phải được quan tâm trước tiên vì họ chính là người mang lại doanh thu cho công ty.
Việc phân chia trách nhiệm và giao quyền cho nhân viên cũng sẽ giúp bạn loại bỏ bớt các gánh nặng. Bằng cách này, các thành viên trong đội của bạn có thể cảm thấy tích cực vì được trao quyền và bản thân có giá trị hơn, trong khi bạn có thể tập trung vào những vấn đề cấp bách khác.
Loại bỏ các yếu tố gây lãng phí thời gian
Câu nói yêu thích của những người hay trì hoãn là "Tôi sẽ làm điều đó sau", và điều này có thể dẫn đến hỗn loạn về sau. Việc này thường xảy ra khi bạn thường chỉ bắt đầu sắp xếp công việc cho ai làm gì, ở đâu, vào mỗi buổi sáng. Nó dẫn đến việc giờ làm sẽ bắt đầu muộn hơn, có sai sót trong việc phân chia và sắp xếp vật tư, cũng như tạo ra một khởi đầu tồi tệ với những drama không đáng có trong ngày.
Thay vào đó, bạn nên có thói quen lập kế hoạch trước. Vào cuối mỗi ngày, bạn cần xem xét việc phân chia công việc cũng như các giấy tờ cần thiết cho hôm nay và ngày hôm sau. Các thành viên của mỗi đội nên chuẩn bị trước vật tư và những trang thiết bị cần thiết cho công việc của ngày tiếp theo, để khi họ đi làm trở lại vào hôm sau thì mọi thứ đã sẵn sàng để bắt đầu công việc.
Có một phương pháp thực hành tốt để luôn giữ cho nhân viên của bạn luôn được thông báo và cập nhật về các công việc sắp tới, cũng như giúp họ thích ứng với tư duy "luôn giữ cho mọi thứ tiến triển", đó là luôn lên lịch trình công việc chi tiết và rõ ràng để cho mọi người cùng xem. Nếu không, nhân viên của bạn sẽ ít nhiều cảm thấy thất vọng khi họ không biết mình phải làm gì.
Một sự lãng phí thời gian khác có thể đến từ các khách hàng tiềm năng. Nếu công ty của bạn cung cấp dịch vụ tư vấn miễn phí, rất nhiều người trong số khách hàng này chỉ đang tìm kiếm lời khuyên và đề xuất miễn phí nhưng không bao giờ có ý định thực sự giao việc cho bạn. Một gợi ý về cách xử lý vấn đề này là tính phí tư vấn, nhưng nếu họ quyết định thuê bạn để thực hiện công việc đó thì khách hàng sẽ nhận lại được số tiền này. Bằng cách đó, bạn vẫn có thể kiếm tiền từ các dịch vụ của mình nếu khách hàng chọn một nhà thầu cảnh quan khác.
Nếu bạn muốn tiếp tục cung cấp các cuộc tư vấn miễn phí, hãy cố gắng giới hạn mỗi cuộc họp trong một khoảng thời gian nhất định để bạn có thể tự do gặp gỡ với những khách hàng nghiêm túc hơn.
Yêu cầu trách nhiệm từ phía nhân viên
Nếu kế hoạch tốt nhất của bạn vẫn đi lệch hướng, bạn có thể cần phải bắt đầu xem xét kỹ hơn để xác định chính xác mọi thứ đang diễn ra sai ở đâu.
Phần mềm chấm công có thể giúp bạn kiểm soát các thời gian không phải trả lương hoặc chỉ ra một số nhân viên đi trễ, về sớm, hoặc trốn việc. Mặc dù khó tìm được những nhân viên giỏi, nhưng những sai phạm trong giờ giấc như thế là không thể được chấp nhận.
Lần đầu tiên một nhân viên đi muộn, hãy đưa ra cảnh báo. Nhưng nếu điều đó xảy ra một lần nữa, nó có thể đảm bảo cho họ nghỉ việc mà không phải trả tiền cho ngày hôm đó. Điều này có thể khó thực hiện khi bạn thiếu nhân công, nhưng nếu bạn bỏ qua thì nó có thể biến thành thói quen và ảnh hưởng đến hiệu quả của bạn, cũng như việc trở thành tiền lệ để các nhân viên khác bắt đầu bắt chước vi phạm theo.
Một vấn đề khác của nhân viên là khi họ không hoàn thành định mức công việc được giao. Nếu bạn có một nhân viên giỏi, nhưng có vẻ như người đó đang tiến hành các công việc chậm hơn so với dự đoán ban đầu, hãy cho anh/cô ấy biết về thời gian chênh lệch giữa thực tế và dự trù ban đầu. Trên thực tế, điều này nên được theo dõi và thực hiện định kỳ để nhân viên của bạn luôn biết được hiệu quả làm việc thực tế của họ. Một số công ty đăng thông tin này hàng ngày hoặc thậm chí bổ sung các khoản thưởng nếu nhân viên của họ luôn đảm bảo được định mức.
Tuy nhiên, nếu tất cả nhân viên đều không hoàn thành được định mức, có thể là bạn đang quá tham vọng với kế hoạch của mình và cần đưa ra những ước tính thực tế hơn.
