Nếu bạn hoạt động trong ngành cảnh quan, bạn sẽ không lạ gì về việc những ngày mưa sẽ gây chậm trễ về tiến độ và tác động tiêu cực đến doanh thu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bằng cách áp dụng các thực hành dưới đây, bạn vẫn có thể tạo cho mình các kế hoạch cần thiết để triển khai vào những ngày mưa nhằm giúp giữ được sự hài lòng của khách hàng cũng như sự bận rộn của nhân viên, và trên hết là công việc kinh doanh vẫn diễn ra được suôn sẻ
1. Thông báo sớm các chính sách của doanh nghiệp đối với những ngày thời tiết xấu
Bằng cách thông báo sớm các chính sách của doanh nghiệp cho khách hàng, họ sẽ hiểu rằng bạn sẽ không đến trong các trường hợp thời tiết xấu trước khi điều đó thực sự xãy ra. Mấu chốt ở đây chính là phải đảm bảo chính sách này được mô tả rõ trong các báo giá, hợp đồng và lịch hẹn với khách hàng. Bằng cách này, khách hàng của bạn sẽ đồng ý với chính sách ngay khi bắt đầu mối quan hệ, và giúp bản kiểm soát được các phiền toái nếu có do chậm trễ vì thời tiết về sau.
Nếu bạn sử dụng các ứng dụng hỗ trợ công việc kinh doanh ngành cảnh quan, bạn nên yêu cầu nhà cung cấp bổ sung chính sách này vào các biểu mẫu báo giá để chúng tự động được hiển thị mỗi khi gửi cho khách hàng. Dưới đây là một ví dụ về nội dung chính sách này mà bạn có thể tham khảo:
Mục tiêu của chính sách là giữ cho bãi cỏ của bạn được gọn gàng, đảm bảo sự an toàn cho nhân viên của chúng tôi, cũng như các thiết bị luôn ở trong tình trạng tốt. Trong các trường hợp thời tiết có mưa, chúng tôi có quyền để điều chỉnh thời gian cung cấp dịch vụ hoặc trì hoãn lịch hẹn nếu cần thiết. Tuy nhiên, bạn chỉ sẽ phải thanh toán một khi dịch vụ đã được cung cấp. Chúng tôi rất biết ơn vì bạn đã cảm thông và sử dụng dịch vụ.
Chính sách này cũng nên được gửi lại cho các khách hàng của bạn mỗi khi mùa mưa đến, đảm bảo rằng chúng đã được đính kèm trong các thông báo nhắc nhở hoặc xác nhận lịch hẹn với khách hàng.
Thêm vào đó, bạn cũng cần xây dựng một lịch làm việc linh hoạt trong suốt mùa mưa. Điều này bao gồm việc áp dụng thời gian dự phòng để triển khai dịch vụ (ví dụ: trong vòng 2 ngày làm việc thay vì 1 ngày như bình thường), hoặc có được sự xác nhận của nhân viên để làm thêm giờ hoặc vào ngày cuối tuần một khi trời ngừng mưa.
2. Làm việc trong trời mưa nếu có thể
Nếu có những dịch vụ mà bạn vẫn có thể cung cấp khi trời mưa, hãy giữ chúng theo lịch trình. Một chút mưa có lẽ không đáng để thay đổi lịch làm việc. Nói chung, vẫn sẽ an toàn để thực hiện các công việc cảnh quan trong mưa nếu như bạn không cắt cỏ, đào lỗ hoặc làm việc với các công cụ sử dụng động cơ.
Một số các công việc thường an toàn để thực hiện dưới trời mưa với các công cụ thủ công bao gồm:
- Cắt tỉa cây lớn.
- Cắt tỉa hàng rào và cây bụi.
- Rải lớp phủ và phân trộn
- Lát cỏ tấm.
- Nhổ cỏ dại.
Nếu mưa lớn đến mức làm ngập sân vườn, hãy tránh thực hiện bất kỳ loại công việc cảnh quan nào. Quá nhiều nước và bùn có thể trượt ngã cho nhân viên của bạn, cũng như làm dơ và bừa bộn thêm không gian.
Cũng cần tránh các công việc chăm sóc bãi cỏ trong ngày mưa. Các nguy cơ tai nạn do trượt té còn có thể gây hậu quả nghiêm trọng hơn khi nhân viên đang sử dụng các thiết bị cắt sắc bén. Ngoài ra, cỏ bị ướt còn gây ra rất nhiều khó khăn cho công việc cũng như khiến chất lượng hoàn thiện không như mong muốn. Một lý do nữa khiến bạn cần hạn chế chăm sóc bãi cỏ khi trời mưa đó là việc di chuyển trên bãi cỏ ướt sẽ làm tăng khả năng đất bị dí dẽ, gây bất lợi cho sự phát triển của cỏ.
Sau cùng thì, bất kể khi nào bạn quyết định làm việc dưới mưa hay không cần kiểm tra thời tiết trong khu vực của mình. Nếu trời mưa thường xuyên vào một mùa trong năm, việc hủy bỏ công việc bất cứ khi nào trời mưa có thể khiến bạn mất rất nhiều doanh thu. Nhưng nếu thời tiết hiếm khi có mưa, việc sắp xếp lại thời gian sẽ an toàn hơn.
3. Đảm bảo khách hàng của bạn được thông báo về sự chậm trễ do mưa
Chia sẻ các thông báo về việc chậm trễ do mưa là điều mấu chốt nhằm giúp khách hàng của bạn nắm được thông tin và vui vẻ, thay vì phải thiếu kiên nhẫn thắc mắc liệu bạn có đến hay không. Bất kể lúc nào bạn biết được rằng thời tiết sẽ khiến bạn không thể triển khai công việc vào ngày hôm đó, bạn cần sớm gửi email hoặc tin nhắn để thông báo cho khách hàng của mình rằng bạn đang sắp xếp lại lịch trình. Có một vài cách để thực hiện điều này, bao gồm:
Gửi tin nhắn hàng loạt: Gửi một tin nhắn duy nhất đến tất cả những khách hàng trong danh sách viếng thăm của ngày hôm đó. Nếu bạn sử dụng các ứng dụng hỗ trợ công việc kinh doanh, bạn có thể thực hiện điều này thông qua các dịch vụ gửi email hàng loạt như Mailchimp và Zapier. Cũng cần ghi chú rằng bạn sẽ nhắn tin riêng cho mỗi khách hàng để thông báo về lịch hẹn mới.
Gọi điện thông báo cho từng khách hàng: Nói chuyện qua điện thoại với từng khách hàng có thể làm dịu bớt gánh nặng của việc phải sắp xếp lại cuộc hẹn. Hãy nhẹ nhàng cho họ biết rằng an toàn nhất là đợi cho đến khi mưa tạnh và cố gắng tính ngày ghé thăm mới trong khi trao đổi.
Thông báo qua mạng xã hội: Khuyến khích khách hàng của bạn theo dõi bạn trên các mạng xã hội để luôn được cập nhật về các dịch vụ. Bằng cách đăng tải thông báo qua mạng xã hội, các khách hàng của bạn sẽ có thể xem chúng thông qua các nền tảng khác nhau.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần thông báo cho các khách hàng tiếp theo biết rằng lịch hẹn của họ cũng có thể bị ảnh hưởng, kể cả khi ngày hẹn của họ không phải là ngày mưa. Bạn hoàn toàn hiểu rõ nếu trời mưa thì lịch trình của bạn có thể bị dời lại vài ngày. Nhưng lịch trình của khách hàng bạn thì không, và họ có thể sẽ không hiểu bạn đang gặp khó khăn để xử lí các công việc bị ứ đọng lại, đặc biệt là khi trời nắng vào ngày mà họ muốn được phục vụ.
4. Đừng để những ngày mưa trở thành lãng phí - hãy sử dụng chúng một cách có hiệu quả.
Mặc dù trời mưa nghĩa là không có nhiều các công việc để làm trên hiện trường, thì vẫn còn rất nhiều công việc mà bạn có thể làm ở văn phòng. Một khi khách hàng của bạn đã được thông báo về việc chậm trễ, trời mưa có thể là cơ hội hoàn hảo để bạn hoàn thành những việc mà bình thường bạn không có thời gian để làm. Những việc này có thể bao gồm:
Giải quyết các công hành chính: Đây là thời điểm hoàn hảo để hoàn thành các thủ tục giấy tờ mang lại hiệu quả trong kinh doanh, ví dụ như: gửi báo giá, đấu thầu công việc mới và theo dõi các hóa đơn. Hoặc nếu bạn đang cân nhắc tuyển dụng nhân viên mới, hãy dành thời gian này để viết một bản mô tả công việc cho vị trí đó.
Hoàn thành các công việc bảo trì cần thiết: Đừng đợi đến khi thiết bị hỏng mới mang ra sửa - hãy sử dụng những ngày mưa để mài sắc và vệ sinh các dụng cụ, bảo dưỡng các phương tiện hay thay dầu cho các động cơ. Bạn cũng có thể dọn dẹp nhà kho, kiểm kê hàng hóa và thu dọn rác thải còn sót lại. Đây là một cách tốt để giữ cho các thành viên trong đội của bạn bận rộn và được trả lương - đồng thời vẫn giúp ích cho doanh nghiệp của bạn.
Dùng thời gian này để bổ sung vật tư: Đi đến các cửa hàng để mua sắm thêm đất, phân bón, bao tay, phụ tùng thay thế, hoặc bất kỳ công cụ hay hàng hóa nào mà bạn cần để duy trì công việc kinh doanh.
Tăng cường tiếp thị: Cập nhật thông tin trên trang web và mạng xã hội của doanh nghiệp với các chương trình khuyến mãi, hình ảnh các dự án hoặc phản hồi của các khác hàng. Bạn cũng có thể dùng thời gian này để suy nghĩ về các chiến lược quảng bá mới cho doanh nghiệp của mình.
Đào tạo nhân viên: Đây cũng là thời gian thích hợp để đào tạo nhân viên của bạn về các quy trình hay công cụ mới. Mặc dù có các hạn chế do thời tiết, nhưng bằng cách vận dụng trí tưởng tượng, bạn có thể giúp nhân viên của mình nhớ được những gì đã học.
Tiếp tục cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc: Dịch vụ khách hàng luôn quan trọng mỗi ngày, không chỉ vào những ngày mưa. Bạn hãy liên hệ với khách hàng của mình để hỏi về các đánh giá của họ đối với dịch vụ mà mình cung cấp. Không có thời gian nào tốt hơn để nhận các phản hồi trung thực từ khách hàng cũng như gửi lời cảm ơn đến họ vào những ngày này.
Lời kết
Không phải lúc nào chúng ta cũng có thể dự đoán được khi nào trời sẽ mưa, nhưng trong lĩnh vực cảnh quan, bạn sẽ luôn đối mặt với chúng một lúc nào đó. Bằng cách áp dụng các thực hành tốt nhất đối với doanh nghiệp cảnh quan trong những ngày mưa được nêu ở trên, bạn có thể có một kế hoạch để đảm bảo rằng doanh nghiệp của mình luôn duy trì hoạt động, nhân viên vẫn bận rộn, và cuối cùng là biến một ngày mưa thành một chiến thắng trong quan hệ khách hàng.
